導入企業様インタビュー
05株式会社パイオニア・サービス様
- 【導入内容】
- 清掃現場の作業報告ツールとして
清掃現場で写真撮影、その場で送信！
マンション清掃業務の作業報告書を現場で作成し、業務を効率化
株式会社パイオニア・サービスhttp://www.pioneer-service.co.jp/
お客様の概要
株式会社パイオニア・サービス様
株式会社パイオニア・サービスは、マンションの清掃業務を行なっている。マンション管理会社から委託を受け、対象となるマンションを巡回してエントランスなど共用部分を清掃する。居住者が普段から目にする部分であり、満足度に対して清掃業務が担う役割は決して小さくない。その責任を重く感じるパイオニア・サービスは、清掃現場での作業結果を写真を添えた報告書として元請け会社に提出している。報告書作成業務の効率化のために取り入れたのが、ハンディトラストだ。
導入前後の比較
| Before | After | ||
|---|---|---|---|
| 清掃現場で写真を撮影し、帰社後に写真データをPCに取りこんで報告書を作成しなければならなかった。
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ハンディトラストで清掃現場を撮影し、その場で送信、報告書を作成。帰社後の報告書作成業務が軽減。 | |
| 事務員が配置されていない事業所では報告書の作成のみならず印刷、発送業務も現場従業員の負担に。 | >> |
インターネット上のサーバに情報を集約できるので、報告書の印刷、元請け会社への発送業務は本社事業所に集約。 | |
| 作業員の帰社まで現場の詳細状況が分からずトラブル対応に時間を要していた。 | >> |
リアルタイムに写真を添えた状況報告を得られるようになり、元請け会社への報告等、緊急時の対応がスピーディに。 | |
ハンディトラスト導入前の課題と導入の経緯
帰社後の報告書作成業務が、従業員の負担を増やしていました。
パイオニア・サービスでは、各現場の清掃後の写真を添えた報告書を作成し、元請け会社に提出しています。そのため、現場の作業員にはデジカメを持ってもらい、清掃前後の現場写真を撮影し、帰社後にそれをPCに取りこんで報告書を作成してもらっていました。しかし事務所のPCの台数には限りがあるので、各チームの帰社時刻が重なる夕方の時間帯には、PCの順番待ちで無為な時間を過ごさせてしまうことも少なくありませんでした。またまれにではありますが、メモリカードのトラブル等で写真が消失してしまう事故もありました。その場合は、報告書に写真を添付できません。
スマートフォンへの対応が採用のカギになりました。
あるソフトウェアベンダのセミナーに参加した際、ハンディトラストの存在を知りました。第一印象は「便利そうだ」の一言でした。ただ、当時からパイオニア･サービスの従業員には電話、メール連絡用にスマートフォンを持たせており、それが対応機種に含まれていませんでした。ハンディトラスト導入のために全員の端末を買い替えるとなると、それまでの連絡方法を見直さなければならなくなるうえ、コストも大きくなり、現実的ではありません。そこでTDCソフトさんにスマートフォンへの対応を打診したところ、対応機種の拡大に快く応じてくれました。
写真点数増加を評価され報告書のフォーマット変更も納得していただけました。
報告書のフォーマットについては基本機能の範囲で出せるもので元請け会社に受け取ってもらえるよう交渉を行ないました。フォーマットは変わってしまうものの、同等以上の情報を含むことと写真点数が増えることで元請け会社には納得していただきました。元々はひとつの報告書につき2点の写真を添付していましたが、ハンディトラストでは、４〜９点の添付で運用しています。
導入に際しては、作業手順が変わることに難色を示す従業員がいなかった訳ではありませんが、移行期間を設けてハンディトラストに徐々に慣れてもらいました。段階的に導入し、現在では30台が稼働しています。
左：
株式会社パイオニア・サービス
取締役 本社事業所 所長
渋木 伸生 氏
右：
株式会社パイオニア・サービス
本社事業所 事務管理課 副所長
早川 忠司 氏
ハンディトラスト導入後のメリットと効果
業務負担が軽減され、従業員からは好評を得ています。
導入後、現場従業員からの反応は好評です。既に使い慣れていたスマートフォンで現場写真を撮り、その場で送信して報告書作成業務までできてしまうので、一現場ごとに作業が完結します。また、送信結果をその場でチェックできるので、メモリカードトラブルのように写真が消失する心配もありません。
報告書作成のためのPCの順番待ちがなくなり、帰社後は用具の手入れなど有効なことだけに時間を使えるようになりました。また、以前はスマートフォンとデジカメの両方を持ち歩き、それぞれバッテリの管理が必要でしたが、今はスマートフォンに集約できて負担が減ったと喜んでいます。
報告書の発送業務を本社事業所に集約、他事業所の負荷を軽減できました。
ハンディトラストの導入以前は、現場作業を行なった従業員が事務所で報告書を作成し、それを各事業所から元請け会社へと発送していました。事務員の数に余裕がある事業所では問題ありませんが、中には事務員が少なかったり配置されていない事業所もあります。そうした事業所では、現場作業を終えた従業員が報告書を作成し、さらに発送業務まで自分たちで行なってもらうしかありませんでした。
報告書の作成にハンディトラストを使うようになってからは、事業所単位での報告業務が軽減されました。ハンディトラストから入力された情報にはインターネット経由でアクセスできるので、報告書の出力と発送業務を集約できました。
緊急時に写真を使って現場状況を把握、元請け会社への報告がスピーディに。
報告書作成のために導入したハンディトラストですが、即時性の高い情報共有手段としても使えることがわかっています。例えば清掃現場で何らかのトラブルが発生した場合、電話だけでは詳しい状況をつかめず、従業員の帰社を待たなければ元請け会社に詳しい報告ができませんでした。ハンディトラストを使えば、現場の写真を添えて状況を報告できて、しかもすぐに本社で確認できます。
もちろんこの写真は元請け会社への状況説明にも役立ちます。すぐに詳しい状況を伝えられることで不安感を払拭でき、サービス品質の向上に役立っていると感じています。
実際の現場での撮影の様子
ハンディトラストを利用しての今後の課題と展望
協力会社に横展開できれば業界全体のサービス品質向上にも
現在は清掃業務を行なう社員にのみハンディトラストを導入していますが、パートタイムで働いている従業員にも広げられないかと検討しています。現場を撮影して報告書を提出してもらえば現場にいた時間を把握できるので、勤怠管理にも使えるのではないかという期待もあります。パートタイムの方は事業所には立ち寄らず現場に直行し、作業が終われば直帰するので、勤怠管理は本人からの報告に頼っているのが現状なのです。
またマンション清掃業務では、同業の協力会社との連携も重要です。これらの協力会社にもハンディトラストを横展開できれば、業界全体でサービス品質向上と業務効率向上を実現できるのではないかと、大きく期待しています。
